Важной предпосылкой создания комплексной системы безопасности компании на первом этапе является выработка генеральной стратегии обеспечения безопасности объекта или политики безопасности. Исходя из задач, разрабатываются структуры службы, состав, положения о подразделениях и должностные инструкций для руководящего состава и сотрудников.
Создание Службы безопасности компании и внедрение системы мер
Создание полноценной СБ и внедрение всей системы мер по обеспечению нормального функционирования холдинга, предполагает:
- всестороннее изучение рыночного сектора, в котором работает компания и в которых она планирует начать работу в обозримом будущем, политических, экономических, криминогенных факторов в регионе, которые могут оказывать влияние на деятельность фирмы.
Цель: уяснение текущего экономического положения фирмы, прогнозирования ее положения в будущем в соответствии с планами развития бизнеса и формирование перечня угроз, которые могут мешать достижению поставленных целей;
- разработка комплекса мер, направленных на предупреждение выявленных угроз или снижение ущерба, который может иметь место при их реализации, в том числе и мер по локализации угроз и ликвидации их последствий;
- разработка организационной структуры системы безопасности, включающей определение целей и задач по обеспечению безопасности, разработка положения о Службе и различных инструкций, распределение обязанностей сотрудников внутри Службы и между должностными лицами и подразделениями фирмы, назначение ответственных лиц. Введение должностей, специальных структурных подразделений и формирование Службы безопасности;
- организация контроля установленного режима безопасности, проводимого по общим методикам, разработанным в компании.
После принятия решения о создании СБ для постановки перед ней конкретных задач, данные проблемы возможно решить одним из трех вариантов действий:
Полноценный вариант создания службы безопасности компании (Вариант 1)
Разработать полноценную структуру и сразу приступить к ее формированию с внесением корректив в планы финансирования, материально-технического и кадрового обеспечения, и изменений в сложившуюся систему мер компании. Параллельно готовится соответствующая нормативная база с отработкой необходимой документации, а сотрудникам СБ сразу вменяются конкретные функциональные обязанности с включением их в общий процесс.
С целью сокращения затрат и времени на подготовительные работы, руководителю СБ можно разрешить, по его ходатайствам, использование потенциала работников иных подразделений компании, в рамках созданных временных групп, по направлениям деятельности (кадры, юристы, экономисты, АХО и т.д.).
Также целесообразно рассмотреть вопрос о временном прикомандировании руководителей СБ территориальных подразделений для оказания помощи в организации данной структуры, совместной разработки проектов основных документов и регламентов деятельности, прохождения практической стажировки и отработки конкретных планов и задач на перспективу.
Предварительно во все структуры компании направить циркулярное письмо для своевременной подготовки на местах в письменном и электронном виде справок и документов:
- о состоянии работы СБ по основным направлениям (при наличии соответствующих территориальных структур), имеющихся проблемах и путях решения, предложениях по ее улучшению;
- основные действующие нормативные документы для их изучения, анализа, при необходимости корректировки и согласования на уровне управляющей структуры;
- предложения с обоснованием подходов по созданию СБ компании, оптимальных путей решения возложенных задач и отработки вопросов взаимодействия в центре и на местах.
В случае отсутствия территориальных СБ, целесообразно предусмотреть возможность их создания на минимально возможном уровне, для чего подготовить соответствующие рекомендации компаниям.
Кандидатуры на конкретные руководящие должности, в т.ч. связанные с доступом к материальным ценностям и влиянием на политику компании, желательно согласовывать с СБ для их предварительного изучения и проверки.
Данный подход предпочтителен для выполнения, но возможен при острой актуальности проблемы, наличии наработок и предварительно принятых решений руководства холдинга о путях реализации запланированного.
Этот вариант создания СБ является очень напряженным, но позволяет в кратчайший срок получить полноценный конечный продукт в виде единой структуры и обеспечить ее влияние на все сферы работы в соответствии с возложенной компетенцией.
Временная структура службы безопасности компании (Вариант 2)
Необходимо разработать полноценную структуру для ее реализации в среднесрочной перспективе, а также временную структуру — на переходный период. Имеющиеся и используемые в настоящее время силы и средства перераспределить по функциональности и параллельно направить на работу по подготовке и реализации необходимых мероприятий в соответствии с разработанным планом.
Этот подход является менее напряженным и эффективным, часто требует повтора в рассмотрении и реализации отдельных мероприятий и растягивается по времени.
Комбинированный метод создания службы безопасности компании (Вариант 3)
Является комбинированным и состоит из элементов 1 и 2 вариантов. В силу различных организационных, финансовых и иных обстоятельств, может быть наиболее реалистичным. Выполнение его возможно только после тщательного обсуждения всех аспектов и принятия принципиальных решений.
Оптимальный вариант создания службы безопасности компании
Исходя из практики создания аналогичных структур, неплохо зарекомендовало себя в относительно крупных компаниях развитие событий по варианту 1 или варианту 3, но все же с превалирующей основой варианта 1.
В этом случае наиболее предпочтителен порядок действий, состоящий, как минимум, из следующих элементов:
а) создание самостоятельного структурного подразделения, а при наличии действующего, внесение изменений в организационно-штатную структуру с ее укрупнением, переводом существующих должностей и назначением на них сотрудников, которые фактически осуществляют деятельность по данной тематике;
Структура, численность и состав СБ определяется реальными потребностями компании и степенью конфиденциальности ее информации.
б) исходя из поставленных задач, в минимальном объеме организационно и в общем виде СБ может состоять из следующих структурных единиц (напр. управление, отдел, группа, сектор, направление):
- режим и охрана;
- безопасность внешней деятельности;
- работа с кадрами и специальный кадровый документооборот;
- информационно-аналитическая и контрольно-инспекторская работа;
- инженерно-техническое обеспечение;
в) с целью более широкого охвата и качественного исполнения требований безопасности, решением руководства компании, особенно на первом этапе становления, могут создаваться нештатные структуры СБ или отдельные комиссии при СБ, решающие определенные контрольно-ревизионные функции на временной или постоянной основе.
Также имеется опыт создания Совета по безопасности фирмы — это коллегиальный орган при руководителе системы безопасности. Совет выполняет консультативные функции, а его предложения носят рекомендательный характер. Все члены совета назначаются директором из числа ведущих специалистов, имеющих опыт работы или заинтересованных в обеспечении безопасности;
г) подбор кандидата и назначение его руководителем Службы безопасности с полномочиями не ниже начальника (директора) департамента, но непосредственным подчинением первому руководителю холдинга (управляющей компании). При этом, все же наиболее оптимальным и положительно зарекомендовавшим себя на практике вариантом является назначение руководителя СБ одним из заместителей первого лица компании. На него также можно возложить организацию выполнения дополнительных функций.
При таком подходе происходит концентрация и эффективное использование имеющихся средств, данное лицо наделяется определенными полномочиями, что придает соответствующий статус СБ и расширяет возможности по реализации поставленных задач;
д) проверка профессиональной пригодности новых кандидатов на замещение вакантных должностей, их назначение с испытательным сроком и включение в общую работу;
е) совместно с различными подразделениями компании изучение сложившегося фактического положения дел, анализ информации и внесение предложений по изменению.
Ревизия реализуемых контрактов и выполняемой работы ЧОПами и иными структурами в центре и на местах, в т.ч. выполняющими услуги по обслуживанию систем контроля и управления доступом, видеонаблюдения и пожарно-охранной сигнализации. При необходимости, внесение предложений об их изменении, заключении новых и корректировки отрабатываемых вопросов.
Учитывая масштабность работ компании, с целью экономии финансовых средств, возможности эффективного контроля за процессом и сохранения корпоративности интересов, впоследствии изучить вопрос о целесообразности создания собственной (или родственной) службы охраны и отказа от услуг специализированных агентств и ЧОПов;
ж) подготовка и принятие положения о СБ, должностных инструкций и плана работы на ближайшую перспективу, внесение необходимых изменений и дополнений в действующие в компании внутренние нормативные акты, инструкции и регламенты;
з) разработка предложений по временному финансированию и подготовка бюджета СБ;
и) размещение по временной схеме сотрудников и их материально-техническое обеспечение с разработкой предложений по их компактному нахождению, оборудованию помещений и необходимому снабжению;
к) переход работы на новые стандарты, осуществление текущей деятельности, выполнение профилактических мероприятий, проверка соблюдения режима безопасности в подразделениях и т.д. с корректировкой этого процесса в связи с происходящими изменениями. Плотная работа с СБ компаний в регионах;
л) изучение основных и разработка проектов новых документов компании с целью внесения и закрепления в них требований обеспечения безопасности, в частности Устава, Коллективного договора, Правил внутреннего трудового распорядка, Положений о подразделениях, а также трудовых договоров, соглашений, должностных инструкций и обязанностей руководства, специалистов, рабочих и служащих.