Данный документ разработан на основе наработанной практики по реализации новых проектов аутсорсинга оказания услуг. Использование данного подхода позволяет в сжатые сроки и с минимальными затратами организовать работу по любым новым проектам коммерческой деятельности компании.
Утверждаю:
Генеральный директор ОАО «__________»
«____» ________________ 201_ г.
| №№ | Действия | Ответств. | Срок |
| 1. Разработка проекта | |||
| 1.1. | Осуществление сбора первичной информации и подготовка Паспорта проекта (разрабатывается). | Специалист отдела развития | После получения первичной информации. |
| 1.2. | Представление на рассмотрение руководителю компании Паспорт проекта. | Директор по развитию | Немедленно. |
| 1.3. | Принятие руководителем компании решения об инициации проекта. | Генеральный директор | После рассмотрения. |
| 1.4. | Совместно с директором по безопасности изучение первичных материалов в отношении Заказчика и предоставление руководству компании Заключения о состоятельности и благонадежности клиента. | Начальник юридического отдела | До завершения процесса подготовки для подписания руководством компании проектов соглашений и договоров. |
| 1.5. | Предоставление юридическому отделу необходимой информации для подготовки проекта Соглашения о сотрудничестве (конфиденциальность) или Договора на консалтинговое исследование. | Директор по развитию
|
Согласованный с Заказчиком срок. |
| 1.6. | Подготовка проекта Соглашения о сотрудничестве или Договора на консалтинговое исследование и обеспечение подписания руководством компании и представителем Заказчика. | Начальник юридического отдела | Согласованный с Заказчиком срок. |
| 1.7. | Организовать получение по опросным листам необходимой информации. | Директор по развитию | После подписания Соглашения или Договора. |
| 1.8. | Обеспечить отдел персонала информацией для подготовки Приказа о создании рабочей группы и обследовании объекта. | Директор по развитию | Один рабочий день после подписания Соглашения и Договора. |
| 1.9. | Подготовить проект и подписать у руководства компании Приказ о создании рабочей группы для обследования объекта. | Директор по развитию | Один рабочий день после подписания Соглашения и Договора. |
| 1.10. | Подготовить проект Бюджета затрат на обследование. | Экономист | Один рабочий день после подписания Соглашения и Договора. |
| 1.11. | Согласовать, в т.ч. с руководителем рабочей группы и утвердить у руководства компании Бюджет обследования. | Директор по экономике | До подписания приказа о командировании рабочей группы. |
| 1.12. | Обеспечить отдел персонала информацией для подготовки Приказа о командировании рабочей группы. | Директор по развитию | Один рабочий день после подписания Соглашения и Договора. |
| 1.13. | Подготовить проект и подписать у руководства компании Приказ о командировании рабочей группы. | Директор по персоналу | Один рабочий день после согласования с Заказчиком сроков работы. |
| 1.14. | Осуществить обследование объекта. | Руководитель проекта | В течении недели после согласования с Заказчиком сроков работы. |
| 1.15. | Подготовить Протокол обследования АТП и Отчет о проведенном консалтинговом исследовании или Отчет о проведенном обследовании АТП. Подготовить Заключение о целесообразности работы по проекту аутсорсинга. | Руководитель проекта | Три рабочих дня после завершения обследования. |
| 1.16. | Провести презентацию и передать Заказчику Отчет о проведенном консалтинге, осуществить дальнейшее сопровождение всех вопросов исполнения договорных обязательств. | Директор по развитию | В течении недели после разработки Отчета или согласование срока с внешним Заказчиком. |
| 1.17. | Принятие предварительного решения по результатам рассмотрения отчета обследования. Утверждение Заключения о целесообразности продолжения работы по проекту аутсорсинга. | Генеральный директор | После рассмотрения. |
| 1.18. | Подготовить проект предварительного Бюджета запуска Проекта. | Экономист | Два рабочих дня после принятия решения о продолжении работы. |
| 1.19. | Согласовать разрабатываемый Бюджет запуска , в т.ч. с заинтересованными руководителями направлений и утвердить у руководства компании. | Директор по экономике | Три рабочих дня после принятия решения о продолжении работы. |
| 1.20. | Подготовить проект технико- экономического обоснования (ТЭО) создания новой компании/подразделения. | Экономист | Два рабочих дня после принятия решения о продолжении работы. |
| 1.21. | ТЭО согласовать с заинтересованными руководителями направлений и утвердить у руководства компании. | Директор по экономике | Три рабочих дня после принятия решения о продолжении работы. |
| 1.22. | Совместно с Директором по экономике подготовить и внести Заказчику для рассмотрения Коммерческое предложение на аутсорсинговый проект. При необходимости — совместная подготовка тендерной документации и сопровождение конкурсных процедур. | Директор по развитию | Три рабочих дня после утверждения Технико-экономического обоснования. |
| 1.23. | Смотри п.2.5. | ||
| 1.24. | Передать полученные первичные материалы по разработанному проекту в отдел по управлению проектами в соответствии с Перечнем. | Директор по развитию | При подписании Соглашения и Договора. |
|
2. Реализация проекта
|
|||
| 2.1. | Подготовить проект Приказа о создании рабочей группы и запуске компании/подразделения. Утвердить у руководства компании. | Директор по управлению проектами | Один рабочий день после согласования с Заказчиком или принятия решения руководителем компании. |
| 2.2. | Разработать План — График запуска проекта, согласовать его с заинтересованными руководителями направлений. Утвердить у руководства компании и отправить Заказчику на согласование. | Руководитель проекта | Три рабочих дня после принятия решения о продолжении работы. |
| 2.3. | Подготовить Перечень принимаемых в аренду автотранспортных средств, иного движимого и недвижимого имущества и объектов. Передать материалы в юридический отдел для подготовки приложений к договорам аренды. | Начальник производственного управления | Пять рабочих дней после подписания приказа о запуске проекта. |
| 2.4. | Разработать, согласовать с управляющим директором и для подготовки договоров передать в юридический отдел информацию:
— дифференцированные тарифы по группам автотранспортных средств — раздельно по видам перевозок; — размер арендной платы по каждому автотранспортному средству; — размер арендной платы по каждой единице движимого и недвижимого имущества; — тарифы или размер платы за используемые энергоносители. |
Директор по экономике | Пять рабочих дней после подписания приказа о запуске проекта. |
| 2.5. | Подготовить и согласовать с руководителями направлений проекты договоров:
– Договор оказания транспортных услуг; – Договор аренды транспортных средств; – Договор аренды движимого имущества; – Договор аренды недвижимого имущества. |
Начальник юридического отдела | Три рабочих дня со дня предоставления информации.
Примечание: (По возможности, данные документы готовятся на стадии разработки проекта, п.1.23.). |
| 2.6. | Согласовать проекты договоров с представителями Заказчика и организовать их подписание. | Начальник юридического отдела | В согласованные с Заказчиком сроки. |
| 2.7. | Разработать, согласовать с заинтересованными руководителями направлений, утвердить руководителем компании и передать руководителю группы запуска организационно-штатную структуру, штатное расписание с должностными окладами, а также Положение об оплате труда. | Директор по персоналу | До выезда группы запуска. |
| 2.8. | Провести мониторинг рынка труда региона и обеспечить подбор персонала на ключевые позиции в создаваемой структуре. Полученные материалы передать руководителю группы запуска. | Директор по персоналу | До выезда группы запуска. |
| 2.9. | После отбора кандидатов, обеспечить их изучение и назначение. На директора АТП подготовить приказ о назначении и доверенность на представление интересов. | Директор по персоналу | До начала оказания транспортных услуг. |
| 2.10. | Совместно с начальником ПЭО разработать тарифные ставки работников АТП, согласовать их с заинтересованными руководителями направлений, утвердить руководителем компании и передать руководителю группы запуска. | Директор по экономике | До выезда группы запуска. |
| 2.11. | Совместно с начальником ПЭО передать в IT отдел информацию по тарифам на оказание транспортных услуг, а совместно с директором по персоналу — утвержденные параметры оплаты труда. | Директор по экономике | Не позднее пяти дней до даты начала оказания услуг. |
| 2.12. | Разработать, утвердить у руководства компании Нормы расхода ГСМ и передать документ руководителю группы запуска. Копию документа передать в IT отдел. | Начальник производственного управления | До выезда группы запуска. |
| 2.13. | Подготовить Приказ о командировании членов рабочей группы запуска. | Директор по персоналу | Один рабочий день после согласования с Заказчиком или принятия решения руководителем компании. |
| 2.14. | Реализация мероприятий в соответствии с Планом-Графиком запуска проекта. | Руководитель группы запуска | В соответствии с установленными сроками. |
| 2.15. | Подготовка внутренних нормативно- распорядительных документов по АТП. | Руководитель группы запуска | В процессе запуска проекта. |
| 3. Завершение проекта | |||
| 3.1. | Подготовить итоговый отчет о результатах работы по запуску проекта и доложить для утверждения руководителю компании. | Руководитель группы запуска проекта | Два рабочих дня после возвращения в УК руководителя группы запуска. |
| 3.2. | Подготовить проект приказа о завершении работ по проекту запуска и передаче АТП производственной службе УК в оперативное управление. | Директор по управлению проектами | Два рабочих дня после возвращения в УК руководителя группы запуска. |
| 3.3. | В соответствии с Перечнем передача документов в архив на хранение. | Руководитель запуска проекта | Два рабочих дня после возвращения в УК руководителя группы запуска. |
| 4. Отклонения | |||
| 4.1. | Рассмотреть на рабочем совещании проектные отклонения, связанные с содержанием и целями проекта. В соответствии с Протоколом совещания и принятыми руководством компании решениями организовать устранение выявленных проблем. | Директор по управлению проектами | В течении рабочей недели после закрытия проекта. |
| 4.2. | Внести коррективы в использующийся комплект документов. | Директор по управлению проектами | В течении рабочей недели после проведения рабочего совещания по завершенному проекту. |
Согласовано:
Коммерческий директор Управляющий директор
«___» __________201_г. «___» ______________ 201_г. Директор по управл/ проектами Директор по экономике
«___» __________ 201_г. «___» ______________ 201_г.
Директор по развитию Директор по информ. технологиям
«___» __________ 201_г «___» ______________ 201_г.
Директор по персоналу Директор по безопасности
«___» __________ 201_г. «___» ______________ 201_г.
Начальник юридического отдела Начальник произв. управления
«___» __________ 201_г. «___» ______________ 201_г.