05. Регламент взаимодействия при осуществлении проектной деятельности

Данный документ разработан на основе наработанной практики по реализации новых проектов аутсорсинга оказания услуг. Использование данного подхода позволяет в сжатые сроки и с минимальными затратами организовать работу по любым новым проектам коммерческой деятельности компании.

Утверждаю:

Генеральный директор ОАО «__________»

«____» ________________ 201_ г.

 

 

№№ Действия Ответств. Срок
1. Разработка проекта
1.1. Осуществление сбора первичной информации и подготовка Паспорта проекта (разрабатывается). Специалист отдела развития После получения первичной информации.
1.2. Представление на рассмотрение руководителю компании Паспорт проекта. Директор по развитию Немедленно.
1.3. Принятие руководителем компании решения об инициации проекта. Генеральный директор После рассмотрения.
1.4. Совместно с директором по безопасности изучение первичных материалов в отношении Заказчика и предоставление руководству компании  Заключения о состоятельности и благонадежности клиента. Начальник юридического отдела До завершения процесса подготовки для подписания руководством компании проектов соглашений и договоров.
1.5. Предоставление юридическому отделу необходимой информации для подготовки проекта Соглашения о сотрудничестве (конфиденциальность) или Договора на консалтинговое исследование. Директор по развитию

 

Согласованный с  Заказчиком срок.
1.6. Подготовка проекта Соглашения о сотрудничестве или Договора на консалтинговое исследование и обеспечение подписания руководством компании и представителем Заказчика. Начальник юридического отдела Согласованный с  Заказчиком срок.
1.7. Организовать получение по опросным  листам необходимой информации. Директор по развитию После подписания Соглашения или Договора.
1.8. Обеспечить отдел персонала информацией для подготовки Приказа о создании рабочей группы и обследовании объекта. Директор по развитию Один рабочий день после подписания Соглашения и Договора.
1.9. Подготовить проект и подписать у руководства компании Приказ о создании рабочей группы для обследования объекта. Директор по развитию Один рабочий день после подписания Соглашения и Договора.
1.10. Подготовить проект Бюджета затрат на обследование. Экономист Один рабочий день после подписания Соглашения и Договора.
1.11. Согласовать, в т.ч. с руководителем рабочей группы и утвердить у руководства компании  Бюджет обследования. Директор по экономике До подписания приказа о командировании рабочей группы.
1.12. Обеспечить отдел персонала информацией для подготовки  Приказа о командировании рабочей группы. Директор по развитию Один рабочий день после подписания Соглашения и Договора.
1.13. Подготовить проект и подписать у руководства компании Приказ о командировании рабочей группы. Директор по персоналу Один рабочий день после согласования с Заказчиком сроков работы.
1.14. Осуществить обследование объекта. Руководитель проекта В течении недели после согласования с   Заказчиком сроков работы.
1.15. Подготовить Протокол обследования АТП и Отчет о проведенном  консалтинговом исследовании или Отчет о проведенном обследовании АТП. Подготовить Заключение о целесообразности работы по проекту аутсорсинга. Руководитель проекта Три рабочих дня после завершения обследования.
1.16. Провести презентацию и передать Заказчику Отчет о проведенном консалтинге, осуществить дальнейшее сопровождение всех вопросов исполнения договорных обязательств. Директор по развитию В течении недели после разработки Отчета или согласование срока с  внешним Заказчиком.
1.17. Принятие предварительного решения по результатам рассмотрения отчета обследования. Утверждение Заключения о целесообразности продолжения работы по проекту аутсорсинга. Генеральный директор После рассмотрения.
1.18. Подготовить проект предварительного Бюджета запуска Проекта. Экономист Два рабочих дня после принятия решения о продолжении работы.
1.19. Согласовать разрабатываемый Бюджет запуска , в т.ч. с заинтересованными руководителями направлений и утвердить у руководства компании. Директор по экономике Три рабочих дня после принятия решения о продолжении работы.
1.20. Подготовить проект технико- экономического обоснования (ТЭО)  создания новой компании/подразделения. Экономист Два рабочих дня после принятия решения о продолжении работы.
1.21. ТЭО согласовать с заинтересованными руководителями направлений и утвердить у руководства компании. Директор по экономике Три рабочих дня после принятия решения о продолжении работы.
1.22. Совместно с Директором по экономике подготовить и внести Заказчику для рассмотрения Коммерческое предложение на аутсорсинговый проект. При необходимости — совместная подготовка тендерной  документации и сопровождение конкурсных процедур. Директор по развитию Три рабочих дня после утверждения Технико-экономического обоснования.
1.23. Смотри п.2.5.
1.24. Передать полученные первичные материалы по разработанному проекту в отдел по управлению проектами в соответствии с Перечнем. Директор по развитию При подписании Соглашения и Договора.
 

2. Реализация проекта

 

2.1. Подготовить проект Приказа о создании рабочей группы и запуске компании/подразделения. Утвердить у руководства компании. Директор по управлению проектами Один рабочий день после согласования с Заказчиком или принятия решения руководителем компании.
2.2. Разработать План — График запуска проекта, согласовать его с заинтересованными руководителями направлений. Утвердить у руководства компании и отправить Заказчику на согласование. Руководитель проекта Три рабочих дня после принятия решения о продолжении работы.
2.3. Подготовить Перечень принимаемых в аренду автотранспортных средств, иного движимого и недвижимого имущества и объектов. Передать материалы в юридический отдел для подготовки приложений к договорам аренды. Начальник производственного управления Пять рабочих дней после подписания приказа о запуске проекта.
2.4. Разработать, согласовать с управляющим директором и для подготовки  договоров передать в юридический отдел информацию:

— дифференцированные тарифы по группам автотранспортных средств — раздельно  по видам перевозок;

— размер арендной платы по каждому автотранспортному средству;

— размер арендной платы по каждой единице движимого и недвижимого имущества;

— тарифы или размер платы за используемые энергоносители.

Директор по экономике Пять рабочих дней после подписания приказа о запуске проекта.
2.5. Подготовить и согласовать с руководителями направлений  проекты договоров:

–                  Договор оказания транспортных услуг;

–                  Договор аренды транспортных средств;

–                  Договор аренды движимого имущества;

–                  Договор аренды недвижимого имущества.

Начальник юридического отдела Три рабочих дня со дня предоставления информации.

Примечание: (По возможности, данные документы готовятся на стадии разработки проекта, п.1.23.).

2.6. Согласовать проекты договоров с представителями Заказчика и организовать их подписание. Начальник юридического отдела В согласованные с Заказчиком сроки.
2.7. Разработать, согласовать с заинтересованными руководителями направлений, утвердить руководителем компании и передать руководителю группы запуска организационно-штатную структуру, штатное расписание с должностными окладами, а также Положение об оплате труда. Директор по персоналу До выезда группы запуска.
2.8. Провести мониторинг рынка труда региона и обеспечить подбор персонала на ключевые позиции в создаваемой структуре. Полученные материалы передать руководителю группы запуска. Директор по персоналу До выезда группы запуска.
2.9. После отбора кандидатов, обеспечить их изучение и назначение. На директора АТП подготовить приказ о назначении и доверенность на представление интересов. Директор по персоналу До начала оказания транспортных услуг.
2.10. Совместно с начальником ПЭО разработать тарифные ставки работников АТП, согласовать их с заинтересованными руководителями направлений, утвердить руководителем компании и передать руководителю группы запуска. Директор по экономике До выезда группы запуска.
2.11. Совместно с начальником ПЭО передать в IT отдел информацию по тарифам на оказание транспортных услуг, а совместно с директором по персоналу — утвержденные параметры оплаты труда. Директор по экономике Не позднее пяти дней до даты начала оказания услуг.
2.12. Разработать, утвердить у руководства компании Нормы расхода ГСМ и передать документ руководителю группы запуска. Копию документа передать в IT отдел. Начальник производственного управления До выезда группы запуска.
2.13. Подготовить Приказ о командировании членов рабочей группы запуска. Директор по персоналу Один рабочий день после согласования с Заказчиком или принятия решения руководителем компании.
2.14. Реализация мероприятий в соответствии с Планом-Графиком запуска проекта. Руководитель группы запуска В соответствии с установленными сроками.
2.15. Подготовка внутренних нормативно- распорядительных документов по АТП. Руководитель группы запуска В процессе запуска проекта.
3. Завершение проекта
3.1. Подготовить итоговый отчет о результатах работы по запуску проекта и доложить для утверждения руководителю компании. Руководитель группы запуска проекта Два рабочих дня после возвращения в УК руководителя группы запуска.
3.2. Подготовить проект приказа о завершении работ по проекту запуска и передаче АТП производственной службе УК в оперативное управление. Директор по управлению проектами Два рабочих дня после возвращения в УК  руководителя группы запуска.
3.3. В соответствии с Перечнем передача документов в архив на хранение. Руководитель запуска проекта Два рабочих дня после возвращения в УК руководителя группы запуска.
4. Отклонения
4.1. Рассмотреть на рабочем совещании проектные отклонения,  связанные с содержанием и целями проекта. В соответствии с Протоколом совещания и принятыми руководством компании решениями организовать устранение выявленных проблем. Директор по управлению проектами В течении рабочей недели после закрытия проекта.
4.2. Внести коррективы в использующийся комплект документов. Директор по управлению проектами В течении рабочей недели после проведения рабочего совещания по завершенному проекту.

Согласовано:

Коммерческий директор                 Управляющий директор

«___» __________201_г.            «___» ______________ 201_г.         Директор по управл/ проектами   Директор по экономике

«___» __________ 201_г.            «___» ______________ 201_г.

Директор по развитию                      Директор по информ. технологиям

«___» __________ 201_г             «___» ______________ 201_г.

Директор по персоналу                     Директор по безопасности

«___» __________ 201_г.             «___» ______________ 201_г.

Начальник юридического отдела   Начальник произв. управления

«___» __________ 201_г.             «___» ______________ 201_г.

Опубликовано в л. ИНЫЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ